Retrospective ergänzt Statusbericht

Ampelsymbole liefern nur einen Blick zurück

Wer kennt das nicht? Projektstatusberichte mit roten, gelben und grünen Ampelsymbolen über die sich trefflich streiten lässt. Ist der Zeitplan noch grün, obwohl es bereits einzelne Punkte gibt, die nicht mehr im Zeitplan sind? Ist das Budget schon rot, weil zur Hälfte der Projektlaufzeit bereits 70% der Kosten angefallen sind?

Statusberichte führen regelmäßig dazu, dass Zeit für Diskussionen aufgebracht wird, welche für das Projekt selbst keinen Mehrwert liefert und am Ende ehr zu Finger-Pointing führt, anstatt einen echten Mehrwert für die nächsten Wochen zu liefern.

Gleichzeitig darf allerdings auch nicht übersehen werden, dass es gelebte Praxis in einem Großteil mittelständischer Unternehmen ist, das der Projektstatusbericht eines der wenigen Dokument ist, welches zur Schaffung von Projekttransparenz auf Managementebene genutzt wird.

Aber auf die Frage „Warum machen wir das im Projekt eigentlich so?“ gibt der Projektstatusbericht nur begrenzt Auskunft. Und der aktuelle Emotionsstand des Projektteams wird bestenfalls im Rückblick betrachtet und höflich formuliert, allerdings nicht genutzt um die Effizienz und Zufriedenheit des Teams (und ja Effizienz ist direkt Abhängig von Zufriedenheit) gezielt zu steigern.

Wenn wir ein agiles Projekt aufsetzen, dann ist die Retrospektive ein zwingender Bestandteil des Projektvorgehens, aber auch bei Wasserfallprojekten nutzen wir gerne Retrospektive Meetings um in zyklischen Abständen von 2 bis 4 Wochen in maximal 2 Stunden Puls und Blutdruck des Projektteams und des Projektes zu erarbeiten und damit möglichst vollständige Transparenz nach oben zu ermöglichen. Gleichzeitig schaffen wir einen Blick in die Zukunft und sichern damit eine kontinuierliche Verbesserung des Projektvorgehens ab.

Retrospektive als wertorientiertes Element des Projektes

Selbst bei einem einfachen Element, wie der Retrospektive gibt es viel zu bedenken. Wie selbstorganisiert ist das Team bereits, wie ist der Projektstatus, welche Störungen und Irritationen haben in den letzten Wochen stattgefunden – im Projekt oder außerhalb? Einen sehr gute und umfangreichen Überblick gibt Judith Andresen in Ihrem – leider kostenpflichtigen eBook eBook Erfolgreiche Retrospektiven.

Im Projekt stimmen wir gemeinsam mit dem Team zu Beginn den Methodenrahmen ab, oder nutzen bei bereits agil arbeitenden Teams deren Vorgehensweise. Je nach Ausgangslage passen wir dann in der Moderation des Meetings einzelne Elemente an. Unser Favorit, weil es einfach sehr schlank und eingängig ist, ist für den Rahmen ein Vorgehen nach MAD – SAD – GLAD.

Geclustert werden dabei die gemachten Projekterfahrungen in Themen, die wirklich gestört und frustriert haben oder Zeitverschwendung waren (MAD), die verbesserungsfähig sind oder enttäuschende Ergebnisse geliefert haben (SAD) sowie positive Erlebnisse, gute Ideen oder ein Dank an Projektmitarbeiter (GLAD). Zielsetzung ist dabei immer am Ende Veränderungen im Projektvorgehen zu etablieren, welche eine Reduzierung der MAD und SAD Elemente zur Folge haben. Dies ist nicht grundsätzlich möglich, aber auch kleine Veränderungen und vor allem die Wertschätzung an das Projektteam sind nicht zu unterschätzen. Diese schafft ein freundliches Arbeitsklima und einen positiven Einstieg in die anstehende Projektphase. Durch diese iterative Vorgehensweise werden Störungen und Zeitfresser reduziert und positive Elemente kontinuierlich verstärkt. Die Zufriedenheit des Teams und die Qualität und Quantität des Outputs steigen im Projektverlauf Stück für Stück an. Dafür bedarf es einen aufmerksamen Moderation des Meetings und eines motivierten Teams, sonst verkommt das Meeting selbst zu einem ungeliebten Zeitfresser.

Eine wertorientierte Initiierung der Retrospektive kann dafür hilfreich sein. Nach welchen Werten möchte das Projektteam das Meeting gestalten? Ein aktives Team wechselt die Moderator Rolle regelmäßig und ermöglicht jedem Teilnehmer ein wachsen in Aufgaben und Persönlichkeit, ein innovatives Team möchte häufiger unterschiedliche Methoden kennen lernen, partnerschaftlich oder wertschätzend steuert den Umgangston oder die Arbeitsweise.

Das mag alles selbstverständlich sein, die Beschäftigung mit den Werten des Unternehmens und des Teams ermöglicht aber eine viel bewusstere Herangehensweise und wird dadurch zu einem wichtigen Bestandteil des agilen Veränderungsprozesses.

Wenn durch die Geschäftsleitung gewünscht, wird in diesem Meeting ein Statusbericht erstellt und mit dem ganzen Team abgestimmt. So sind alle Teammitglieder jederzeit aussagefähig und Irritationen durch unterschiedliche Wissensstände und Meinungen zum Status werden zusätzlich reduziert.

Der Einsatz des Retrospektive Meetings ist ohne große vorbereitende Maßnahmen möglich, da es auf die jeweilige Ausgangssituation des Projektes und des Teams angepasst werden kann. Es führt sehr schnell zu einer Verbesserung im Projekt, da die eingesetzte Zeit tatsächlich auch für die Optimierung der Zukunft und nicht nur zur Dokumentation der Vergangenheit herangezogen wird.

Und nur zur Sicherheit, es geht nicht um Kuschel – Meetings in dem es viele grüne GLAD Post-Its gibt. Dadurch verbessert sich nichts. Ein wirksamer und bewusster Umgang mit MAD und SAD sind die Basis für kontinuierliche Verbesserung. Das wiederum heißt nicht, nörgeln ist angesagt. Um noch einmal Dilts zu rezitieren „Probleme sind auf dem Kopf stehende Ziele“ und so gilt es diese wertorientiert zu bearbeiten. Folgende Fragen helfen:

• Was habe ich zu der Situation beigetragen?
• Was habe hat das Team zu der Situation beigetragen?
• Was haben andere zu der Situation beigetragen?
• Was kann ich künftig anders machen?
• Was können wir als Team in Zukunft anders gestalten?
• Welche Aufgaben kann das Team nicht lösen? (Und muss akzeptiert oder auf einer anderen Ebene gelöst werden?)

Erfolgreiche Retrospektive und mehr Freude an der Arbeit wünscht Ihr

Yellow Birds Team